Margt fór úrskeiðis í braggamálinu svokallaða en skýrsla Innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar um endurgerð bragga og samliggjandi húsa við Nauthólsveg 100 var kynnt í borgarráði í morgun. Niðurstöðurnar benda eindregið til þess að kostnaðareftirliti hafi verið ábótavant og hlítni við lög, innkaupareglur, starfslýsingar, verkferla, ábyrgð og forsvar hafi ekki verið nægjanleg.
Í tilkynningu frá Reykjavíkurborg segir að málið kalli á viðbrögð til að tryggja að slíkt endurtaki sig ekki. Þau viðbrögð þurfi að tryggja að áhætta á slíku sé í lágmarki og að ef frávik verði, þá berist upplýsingar sem fyrst til borgarráðs svo hægt sé að grípa inn í í samræmi við samþykkt verklag.
Á fundi borgarráðs var samþykkt að koma ábendingum Innri endurskoðunar í skýrt ferli. Þar var borgarstjóra, formanni borgarráðs og Hildi Björnsdóttur borgarfulltrúa falið að móta tillögur að viðbrögðum við ábendingum í skýrslunni og tilgreint að þau viðbrögð taki til allra þátta málsins, segir í tilkynningunni.
Töluvert var fjallað um málið í fjölmiðlum í október síðastliðnum en kostnaður við framkvæmdir endurgerðar braggans fóru langt fram úr áætlun. Kostnaður við framkvæmdirnar nemur nú rúmlega 400 milljónum króna en upphaflega var gert ráð fyrir að hann yrði 158 milljónir.
Hæsti reikningurinn við framkvæmdirnar hljóðaði upp á 105 milljónir króna og grasstrá sem gróðursett voru í kringum bygginguna kostuðu 757 þúsund krónur. Framkvæmdum er enn ólokið en töluverð vinna er eftir í viðbyggingunni, þar sem til stendur að opna frumkvöðlasetur.
Enn hafa ekki verið gerðar fullnægjandi úrbætur vegna ábendinga
Í skýrslunni kemur fram að á árinu 2015 hafi Innri endurskoðun gert úttekt á skrifstofu eigna og atvinnuþróunar og skilað skýrslu þar sem settar voru fram ábendingar um atriði sem betur mættu fara. „Enn hafa ekki verið gerðar fullnægjandi úrbætur vegna ábendinganna. Innri endurskoðun telur að ef úrbætur hefðu verið gerðar og verklag lagfært í samræmi við ábendingarnar hefði verkefnið að Nauthólsvegi 100 ekki farið í þann farveg sem það gerði.“
Jafnframt segir að skipulag skrifstofu eigna og atvinnuþróunar hafi frá upphafi verið býsna laust í reipum, skrifstofunni hafi verið ætlað að vinna hratt að því að afla borginni tekjutækifæra og það hefur komið niður á skipulagi og innra eftirliti. „Jafnvel hefur það orðið til þess að skrifstofa eigna og atvinnuþróunar hefur ekki farið að settum leikreglum, til dæmis hvað varðar innkaup. Fyrrum skrifstofustjóri hafði þann stjórnunarstíl að úthluta verkefnum til starfsmanna sem síðan lögðu metnað í að leysa þau sjálfstætt og hann hvorki hafði eftirlit með framvindu verkefnanna né kallaði eftir upplýsingum um stöðu þeirra. Samkvæmt skipuriti er borgarritari næsti yfirmaður skrifstofu eigna og atvinnuþróunar en þó hafa mál skrifstofunnar ekki verið á hans borði heldur farið beint til borgarstjóra og því hefur ekki verið unnið samkvæmt réttri umboðskeðju. Mikil samskipti hafa verið milli fyrrum skrifstofustjóra og borgarstjóra allt frá stofnun skrifstofu eigna og atvinnuþróunar, en þeim ber saman um að borgarstjóra hafi ekki verið kunnugt um framvindu framkvæmda að Nauthólsvegi 100. Engar skriflegar heimildir liggja fyrir um upplýsingagjöf frá skrifstofu eigna og atvinnuþróunar til borgarstjóra varðandi framkvæmdirnar,“ segir í skýrslunni.
Ekki farið eftir reglum og samþykktarferli vegna mannvirkjagerðar
Hugmyndin um nýsköpunar- og frumkvöðlasetur að Nauthólsvegi 100 er í samræmi við atvinnustefnu Reykjavíkurborgar sem meðal annars leggur áherslu á uppbyggingu nýsköpunarsetra svo og gildandi deiliskipulag sem gerir ráð fyrir veitingarekstri að Nauthólsvegi 100. Reykjavíkurborg og Háskólinn í Reykjavík hafa undanfarin ár átt samvinnu um uppbyggingu á svæðinu og frumkvöðlasetrið er í samræmi við það, samkvæmt skýrsluhöfundum.
Við framkvæmdirnar að Nauthólsvegi 100 var ekki farið eftir reglum og samþykktarferli vegna mannvirkjagerðar og ákvæðum þjónustusamnings milli skrifstofu eigna og atvinnuþróunar og Umhverfis- og skipulagssviðs en hann kveður skýrt á um ábyrgð og hlutverk hvors aðila og þar segir meðal annars að Umhverfis- og skipulagssvið skuli annast verklegar framkvæmdir.
„Samstarf var haft við Borgarsögusafn og Minjastofnun en þessar stofnanir gerðu ekki kröfu um að húsin yrðu varðveitt óbreytt, enda eru þau hverfisvernduð í deiliskipulagi en ekki friðuð í skilningi laga. Í uppbyggingunni var haldið fast í eldra útlit að sumu leyti, en að öðru leyti ekki, að því er virðist eftir hugmyndum arkitekta. Ekki var sótt um leyfi til að rífa náðhúsið þrátt fyrir að fagaðilar teldu það hagkvæmara og mun það hafa verið hugmynd arkitekta að halda upp á það,“ segir í skýrslunni.
Meiri tíma hefði þurft til að undirbúa verkið betur
Frumkostnaðaráætlun fyrir endurbyggingu að Nauthólsvegi 100 var gerð sumarið 2015 en það var einungis mat byggt á lauslegri ástandsskoðun, eins og almennt er gert þegar frumkostnaðaráætlanir eru gerðar. Síðan þegar útfærsla og hönnun liggur fyrir á að gera kostnaðaráætlanir I og II samkvæmt reglum um mannvirkjagerð og eins og almennt er gert við stórar framkvæmdir. Það var ekki gert í þessu tilviki en það hefði verið ennþá frekar nauðsynlegt en ella, þar eð mikil óvissa er í verkefnum við endurbyggingu gamalla húsa, samkvæmt skýrsluhöfundum.
Þeir telja að meiri tíma hefði þurft að nota til að undirbúa verkið betur, til dæmis fullvinna hugmyndir og gera kostnaðaráætlanir miðað við þær. Lagt hafi verið upp með lágstemmda hugmynd sem þróaðist í fullbúinn veitingastað með mun meiri kostnaði en gert hafi verið ráð fyrir í upphafi. Einnig varð lóðin talsvert kostnaðarsamari en gert hafði verið ráð fyrir.
Ekki rétt að tala um framúrkeyrslu
Frumkostnaðaráætlunin 158 milljónir króna hefur verið borin saman við raunkostnaðinn 425 milljónir og talað um það sem framúrkeyrslu. Samkvæmt skýrsluhöfundum er það þó ekki alls kostar rétt því þegar frumkostnaðaráætlunin var gerð hafi sú útfærsla ekki legið fyrir sem nú er á byggingunum.
Metið hefur verið að breytingar á upphaflegum hugmyndum sem lagðar voru fyrir borgarráð í júlí 2015 ásamt frumkostnaðaráætluninni hafi kostað 94 milljónir króna. Auk þess var kostnaður vegna verndunarsjónarmiða sem ekki var gert ráð fyrir í frumkostnaðaráætlun 71 milljónir og síðan bætast við 21 milljónir króna vegna hreinsunar út úr húsunum og umsýslukostnaðar innan borgarkerfisins.
Frumkostnaðaráætlunin að viðbættum ofantöldum liðum gerir samtals 344 milljónir króna, segir í skýrslunni. Samningur var gerður við Grunnstoð, dótturfélag Háskólans í Reykjavík, um leigu á fasteignunum. „Samningurinn er skýr og tekur á öllum nauðsynlegum atriðum slíks samnings, en í honum er kveðið á um afhendingu húsnæðisins tæpu ári eftir undirritun. Innheimta húsaleigu hófst í júlí 2018 og er hún í samræmi við samninginn eða 670.125 krónur á mánuði. Við afgreiðslu málsins í borgarráði var leigufjárhæð samþykkt og gert ráð fyrir því að meðgjöf borgarinnar með samningnum yrði 41 milljónir króna á 40 ára leigutíma.
Miðað við þær forsendur sem skrifstofa eigna og atvinnuþróunar gaf sér 2015 og raunkostnað framkvæmdanna verður meðgjöf Reykjavíkurborgar til Háskólans í Reykjavík/Grunnstoðar 257 milljónir króna en leigugreiðslur þyrftu að vera um 1.697 þúsund krónur á mánuði til að núvirði verkefnisins verði jákvætt,“ segir í skýrslunni.
Ekki farið að innkaupareglum borgarinnar
Engir skriflegir samningar voru gerðir varðandi verkefnið, að undanskildum leigusamningi við Háskólann í Reykjavík. Ráðgjafar innkaupadeildar var ekki leitað varðandi innkaup til framkvæmdanna og ekki var farið að innkaupareglum borgarinnar.
Lög um opinber innkaup voru ekki brotin, samkvæmt Innri endurskoðun. „Verktakar og aðrir sem unnu verkið voru almennt ráðnir af því þeir voru kunnugir þeim sem stóðu að framkvæmdunum, allflestir handvaldir. Ekki var farið í innkaupaferli né leitað undanþágu frá innkauparáði varðandi það.“
Einn af arkitektum bygginganna var ráðinn sem verkefnisstjóri á byggingarstað en það er samkvæmt skýrsluhöfundum ekki talin heppileg ráðstöfun með tilliti til hagsmunaárekstra. „Meðal hlutverka verkefnisstjóra var að hafa eftirlit með verktökum og staðfesta reikninga þeirra, en þar sem viðvera hennar á byggingarstað var takmörkuð er óvíst að eftirlitið hafi verið jafnmikið og það hefði þurft að vera. Þrátt fyrir að hægt sé að útvista verkefnisstjórahlutverkinu til utanaðkomandi aðila er ekki hægt að útvista ábyrgðinni og hún er á herðum skrifstofu eigna og atvinnuþróunar. Samt virðist verkefnastjóri skrifstofu eigna og atvinnuþróunar hafa haft lítið eftirlit með framkvæmdunum sem hann þó bar ábyrgð á gagnvart sínum yfirmanni.“
Brutu sveitarstjórnarlög og reglur borgarinnar
Farið var fram úr samþykktum fjárheimildum og þess var ekki gætt að sækja um viðbótarfjármagn áður en stofnað var til kostnaðar en það er brot á sveitarstjórnarlögum og reglum borgarinnar. Heildarkostnaður nú í desember er kominn í 425 milljónir króna en úthlutað hefur verið heimildum að fjárhæð 352 milljónir króna. Skýrsluhöfundar segja að svo virðist sem hvergi hafi verið fylgst með því að verkefnið væri innan fjárheimilda.
Upplýsingar til borgarráðs voru ekki ásættanlegar, dæmi eru um að villandi og jafnvel rangar upplýsingar varðandi þetta verkefni hafi farið til borgarráðs, auk þess sem borgarráð var ekki nægilega upplýst um framvindu mála. Óásættanlegt er að upplýsingagjöf til borgarráðs sé þannig háttað því á upplýsingum byggir ráðið ákvarðanir sínar.
Upplýsingastreymi vegna verkefnisins ófullnægjandi
Upplýsingastreymi vegna verkefnisins var ófullnægjandi á allflestum stigum. „Svo virðist sem verkefnastjóri skrifstofu eigna og atvinnuþróunar sem hafði umsjón með verkefninu hafi ekki upplýst sinn yfirmann um stöðu mála. Þeim ber þó ekki saman um það atriði og sama máli gegnir um ákvarðanatöku í tengslum við verkefnið, til dæmis varðandi breytingar á hugmyndum um útfærslu.
Til dæmis má nefna breytingu á kaffistofu í vínveitingastað og breytingu á einföldum trépalli í hönnunarlóð. Verkefnastjóri kveðst hafa borið allar stærri ákvarðanir undir fyrrum skrifstofustjórann en hann segist lítið hafa verið inni í þessum málum,“ segir í skýrslunni.
Verkefnið einhvern veginn „gleymdist“
Fyrrverandi skrifstofustjóri skrifstofu eigna og atvinnuþróunar sinnti ekki sinni stjórnendaábyrgð með því að fylgjast með verkefnum skrifstofunnar og upplýsa sína yfirmenn svo og borgarráð. Svo virðist vera sem verkefnið hafi einhvern veginn „gleymst“ og týnst meðal stærri og meira áberandi verkefna, segir í skýrslunni.
„Farið var að reglum varðandi samþykkt kostnaðarreikninga hvað varðar fjölda samþykkjenda svo og fjárhæðarmörk vegna þriðja og fjórða samþykkjanda. Samþykkjendur virðast þó ekki hafa fylgst með því hvort útgjöld væru innan fjárheimilda.
Eftirlit með verkefninu var að flestu leyti ófullnægjandi og svo virðist sem verkefnið hafi lifað sjálfstæðu lífi án aðkomu annarra en þess þrönga hóps sem annaðist það.
Skjölun vegna verkefnisins var ófullnægjandi, nánast engin skjöl um það fundust í skjalavörslukerfi borgarinnar og það er brot á lögum um opinber skjalasöfn svo og skjalastefnu borgarinnar.
Almennt eykst misferlisáhætta í beinu hlutfalli við minnkandi eftirlit, minna gagnsæi, minna aðhald stjórnenda og þegar reglum er ekki framfylgt,“ segir í skýrslunni.
