Staf­rænt ráð Reykja­vík­ur­borgar hafn­aði á fundi sínum í síð­ustu viku til­lögu borg­ar­full­trúa Sjálf­stæð­is­flokks um að ráð­ist yrði í „sta­f­ræna umbreyt­ingu“ við skrán­ingu á mál­tíðum starfs­manna Reykja­vík­ur­borgar í ráð­hús­inu og á Höfða­torgi, en til­lagan var lögð fram í borg­ar­ráði í sept­em­ber.

Ráð­ist var í úttekt á vegum þjón­ustu- og nýsköp­un­ar­svið vegna til­lög­unnar og var það mat sviðs­ins að það svar­aði tæp­lega kostn­aði að ráð­ast í þetta verk­efni, auk þess sem að helsti flösku­háls­inn sem mynd­að­ist í mötu­neyt­unum væri ekki vegna skrán­ingar mál­tíða heldur þess tíma sem það tæki starfs­menn borg­ar­innar að raða mat­vælum á diska sína.

Í til­lögu sjálf­stæð­is­manna var vakin athygli á því að í mötu­neyt­unum væri „bún­að­ur, sem ætlað er að lesa af aðgangskortum starfs­fólks, og skrá þannig mál­tíðir þeirra með staf­rænum hætt­i“, en umræddur bún­aður hefði ekki virkað í mörg ár.

„[Þ]­arf starfs­fólk því að slá kenni­tölur sínar inn í tölv­una með hand­virkum hætti í hvert sinn, sem það fær sér mál­tíð, eða skrifa jafn­vel þessar upp­lýs­ingar á papp­ír, sem liggur frammi í mötu­neyt­unum í þessu skyni. Mark­mið til­lög­unnar er að flýta fyrir afgreiðslu í mötu­neyt­unum þar sem núver­andi fyr­ir­komu­lag leiðir til tafa og biðr­aða­mynd­un­ar. Úrbætur varð­andi þetta ein­falda atriði myndi einnig eflaust auka trú­verð­ug­leika Reykja­vík­ur­borgar gagn­vart starfs­fólki sínu og gera það jákvæð­ara varð­andi þá staf­rænu veg­ferð, sem borgin er á,“ sagði í til­lögu full­trúa Sjálf­stæð­is­flokks, sem vakti nokkra athygli er hún var lögð fram.

Helsti flösku­háls­inn þar sem fólk var að skammta sér

Sem áður segir var ráð­ist í úttekt vegna til­lög­unnar og segir í umsögn þjón­ustu- og nýsköp­una­sviðs borg­ar­innar að full­trúar verk­efna­ráðs hafi farið í vett­vangs­rann­sókn í mötu­neytin tvö í þessu skyni dag­ana 19.-25. sept­em­ber.

„Tíma­mæl­ingar í mötu­neyti leiddu í ljós að með­al­tími við inn­slátt starfs­fólks á kenni­tölu sinni var 4,5 sek­úndur fyrir hvern starfs­mann. Starfs­maður þarf í kjöl­farið að velja á snert­iskjá þá hluti sem við­kom­andi er að versla sér í mötu­neyt­inu og sam­þykkja greiðslu. Síðan þarf starfs­mað­ur­inn að fylgja röð ann­ars starfs­fólks í sömu erinda­gjörðum og raða mat­vælum á diskinn sinn. Við athugun á ferl­inu kom í ljós að helsti flösku­háls­inn í þessu ferli er röðin sem mynd­ast við mat­ar­í­lát og mat­væli. Sjálfs­af­greiðsla mat­væla getur tekið sinn tíma og í því ferli geta mynd­ast flösku­hálsar þegar starfs­fólk velur á milli fjölda val­kosta, s.s. sal­at, brauð, súpu, græn­ker­a­fæð­is, kjöts eða fisks, með­læt­is, sósu, olíu og ávaxta, m.t.t. holl­ustu, nær­ing­ar­gild­is, lífs­stíls eða jafn­vel líðan við­kom­andi starfs­manns þann dag­inn,“ segir í umsögn þjón­ustu- og nýsköp­un­ar­sviðs.

Mötu­neytin opna nú fyrr

Þar kemur einnig fram að þegar vett­vangs­rann­sóknin var fram­kvæmd hafi opn­un­ar­tími mötu­neyt­anna verið frá kl. 11:30 til 13 og að í ljós hafi komið að biðraðir mynd­uð­ust helst frá 11:30 til 12 en að á milli 12 og 13 hafi jafnan verið litlar eða engar biðrað­ir.

„Þann 3. októ­ber s.l. var tekin ákvörðun að breyta opn­un­ar­tíma mötu­neyt­anna á þann hátt að þau séu opin kl 11:00 til 13:00. Við þá fram­kvæmd stytt­ust biðraðir og hægt er að draga þá ályktun að það sé vegna þess að álagið dreifð­ist betur yfir lengri opn­un­ar­tíma,“ segir einnig í umsögn­inni.

Kostn­að­ar­samt og flókið

Í umsögn þjón­ustu- og nýsköp­un­ar­sviðs segir að tölvu­kerfið sem notað sé í mötu­neyt­inu sé „vissu­lega komið til ára sinna“ og að í „full­komnum heimi væri æski­legt að upp­færa það og gera not­enda­upp­lifun­ina af því betri“. Þess er einnig getið að aldur kerf­is­ins sé ein helsta ástæða þess að ekki er lengur unnt að láta kerfið lesa upp­lýs­ingar af starfs­manna­kort­um.

„Teng­ingar mötu­neyt­is­kerf­is­ins við und­ir­liggj­andi kerfi eru flóknar og í kjöl­farið þyrfti að upp­færa fleiri bók­halds­kerfi. Það að upp­færa mötu­neyt­is­kerfið er því ekki aðeins verk­efni sem felur í sér að skipta um eða bæta við einum skanna því það þyrfti alltaf að koma til val hvers starfs­manns á skjá um hvers konar vörur við­kom­andi er að versla. Hjá því væri aðeins hægt að kom­ast ef nýtt sjálfs­af­greiðslu­kerfi yrði keypt eða þró­að. Slíkar fyr­ir­myndir eru til á mark­aði, t.d. „skannað og skund­að“ sem Krónan nýtir sér eða lausn byggð á fyr­ir­myndum frá Amazon,“ segir í umsögn þjón­ustu- og nýsköp­un­ar­sviðs.

Þar segir einnig ljóst að þegar litið sé til sam­bæri­legra verk­efna að ábati verk­efn­is­ins myndi tæp­lega svara kostn­aði, þar sem verk­efnið hefði „tak­mörkuð áhrif á þjón­ustu við íbúa og starfs­fólk þar sem fjöldi not­enda er aðeins það starfs­fólk Reykja­vík­ur­borgar sem starfar í stjórn­sýslu­hús­unum tveim­ur, Ráð­húsi og Höfða­torg­i“.

„Þjón­ustu- og nýsköp­un­ar­svið fagnar til­lögu borg­ar­ráðs­full­trúa Sjálf­stæð­is­flokks­ins. Það er ánægju­legt að sjá að borg­ar­full­trúar séu með­vit­aðir um mik­il­vægi staf­rænna umbreyt­inga á upp­lifun borg­ar­full­trúa og starfs­fólks Reykja­vík­ur­borg­ar. Hins vegar er það mat sér­fræð­inga þjón­ustu- og nýsköp­un­ar­sviðs að til­lagan sem slík sé lík­leg til að verða kostn­að­ar­söm og flókin og sé ekki lík­leg til að hafa mikil áhrif á þjón­ustu við stóran hóp starfs­fólks,“ sagði í nið­ur­stöðu sviðs­ins.

Til­laga full­trúa Sjálf­stæð­is­flokks­ins var sem áður segir felld, með fimm atkvæðum full­trúa Sam­fylk­ing­ar, Fram­sókn­ar, Við­reisnar og Sós­í­alista­flokks gegn tveimur atkvæðum full­trúa Sjálf­stæð­is­flokks á fundi ráðs­ins síð­asta mið­viku­dag.