Úrskurðarnefnd um upplýsingamál (ÚNU) telur að ákvörðun Reykjavíkurborgar frá því í lok nóvember, um að synja Kjarnanum um afhendingu á öllum athugasemdum og umsögnum sem þá höfðu borist við breytingar á aðalskipulagi Reykjavíkur, hafi verið haldin svo verulegum annmörkum að ekki sé annað unnt en að fella hana úr gildi.
Úrskurður nefndarinnar um þetta var kveðinn upp 30. mars. Reykjavíkurborg var falið að taka beiðni blaðamanns aftur til meðferðar, en það skiptir reyndar litlu máli, þar sem borgin birti umbeðin gögn opinberlega fyrir allnokkru síðan og benti blaðamanni á það.
Úrskurður nefndarinnar staðfesti hins vegar þann skilning Kjarnans að Reykjavíkurborg hefði ekki fært fram haldbær rök fyrir því að synja blaðamanni um afhendingu gagnanna, sem óskað var eftir á grundvelli upplýsingalaga. ÚNU taldi raunar að borgin hefði ekki metið gögnin á grundvelli upplýsingalaga.
Synjun borgarinnar byggði meðal annars á því að innsendu erindin, þar sem fram komu athugasemdir íbúa, félagasamtaka og fyrirtækja um breytingar á borgarskipulaginu, ætti að kynna kjörnum fulltrúum áður en þau væru afhent almenningi.
Þessi erindi vildi blaðamaður fá í hendur til þess að geta haft tíma til þess að kynna sér viðhorf fólks, fyrirtækja og hagsmunasamtaka til þeirra markverðu breytinga á aðalskipulagi sem verið var að kynna, en ákveðin hagsmunasamtök og íbúasamtök höfðu þegar komið umsögnum sínum á framfæri við fjölmiðla.
Borgin hélt því hins vegar fram að umbeðin erindi teldust ekki afhent sveitarfélaginu fyrr en að liðnum umsagnarfresti og þegar kjörnir fulltrúar hefðu fengið tækifæri til að kynna sér þau. Þá fyrst væru þau „skjöluð“ í kerfum borgarinnar og þá fyrst mætti telja þau fyrirliggjandi.
Úrskurðarnefndin telur það hins vegar „engum vafa undirorpið að athugasemdir við drög að breytingu á aðalskipulagi Reykjavíkurborgar teljist fyrirliggjandi þegar þær hafa borist sveitarfélaginu burtséð frá því hvort þær hafi hlotið formlega umfjöllun kjörinna fulltrúa á fundi eða þeir haft tækifæri til að kynna sér þau,“ og féllst úrskurðarnefndin því ekki á þá afstöðu Reykjavíkurborgar að gögnin hefðu ekki talist fyrirliggjandi í skilningi upplýsingalaga.
Mál skal skrá á kerfisbundinn hátt
Einnig virðist úrskurðarnefndin setja spurningamerki við það hvort þessi meðferð Reykjavíkurborgar á innsendum erindum, eins og henni var lýst af hálfu borgarinnar, sé rétt samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn, en í þeim lögum segir m.a. að skylt sé að skrá mál sem koma til meðferðar á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn.
„Það fellur hins vegar utan valdsviðs úrskurðarnefndarinnar að hafa eftirlit með framkvæmd afhendingarskyldra aðila á lögum um opinber skjalasöfn og reglum sem settar eru á grundvelli þeirra en það er hlutverk Þjóðskjalasafns Íslands, sbr. 4. tölul. 13. gr. laganna,“ segir í úrskurði ÚNU.
Reykjavíkurborg fer yfir málið
Blaðamaður beindi fyrirspurn til borgarinnar eftir að hafa fengið úrskurðinn í hendur og spurði hvort úrskurður ÚNU myndi breyta því hvernig unnið væri úr innsendum erindum um skipulagsmál hjá Reykjavíkur og hvort aðgangi almennings að þessum erindum yrði breytt með einhverjum hætti.
„Þar sem þér voru afhent þau gögn sem þú baðst um í desember kallar úrskurður nefndarinnar ekki á nein frekari viðbrögð af okkar hálfu á þessari stundu,“ sagði í svari við fyrirspurninni frá Glóeyju Helgudóttur Finnsdóttur, skrifstofustjóra á umhverfis- og skipulagssviði Reykjavíkurborgar.
„Ég á eftir að fara betur yfir úrskurðinn og skoða hvort eða að hvaða leyti hann hefur áhrif á framtíðar afgreiðslu mála hjá okkur,“ segir Glóey einnig. Sömuleiðis tók hún fram, varðandi skjölun gagna, að gögn væru vistuð í samræmi við gildandi lög og reglur.
